Jakie obowiązki spoczywają na właścicielach salonów optycznych w zakresie tego typu danych?
Właściwe wdrożenie przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) nie tylko minimalizuje ryzyko kar finansowych, ale także buduje zaufanie wśród klientów. W poniższym artykule omawiamy kluczowe obowiązki wynikające z RODO oraz wskazujemy, jak efektywnie zabezpieczać dane pacjentów i klientów.
Dane wrażliwe w salonie optycznym
Salony optyczne przetwarzają szczególne kategorie danych osobowych. Należą do nich przede wszystkim informacje o stanie zdrowia klienta, w tym dane dotyczące wzroku, historie i wyniki badań optycznych czy recepty na okulary. Wszystkie te dane podlegają szczególnej ochronie ze względu na ich naturę i potencjalne ryzyko naruszenia prywatności klienta.
RODO kwestie dotyczące zdrowia traktuje jako dane szczególnej kategorii, których przetwarzanie jest dozwolone w określonych sytuacjach, np. gdy klient wyrazi na to jednoznaczną zgodę albo jest to niezbędne do udzielenia świadczeń zdrowotnych. Wdrożenie RODO w salonie optycznym powinno wykraczać poza zwykłą formalność i polegać na rzeczywistej ochronie informacji.
Podstawowe obowiązki administratora danych
W salonie optycznym to właściciel lub zarządzający pełni rolę administratora danych osobowych (ADO). Do podstawowych obowiązków administratora należą pozyskanie i dokumentowanie zgód klientów na przetwarzanie danych w sytuacjach przewidzianych prawem. Dotyczy to np. zgody na przeprowadzenie badania wzroku i gromadzenie wyników czy zgód marketingowych udzielanych przez klientów.
Ważną kwestią jest także przekazanie klientowi informacji o przetwarzaniu jego danych – to tzw. klauzula informacyjna, która powinna wyjaśniać cel i podstawę prawną przetwarzania danych, czas ich przechowywania oraz prawa klienta czy pacjenta w tym zakresie.
Dodatkowo administrator zapewnia odpowiednie środki bezpieczeństwa technicznego i organizacyjnego, takie jak zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieuprawnionych. Przykładem może być tutaj szyfrowanie i zabezpieczanie hasłem danych elektronicznych, zabezpieczanie dokumentacji papierowej, ograniczanie dostępu do danych tylko do grona osób upoważnionych, zamykane szafy, sejf itp. Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych to również obowiązek administratora, który opisuje, w jaki sposób i jakie dane są przetwarzane.
Zawarcie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami zewnętrznymi przetwarzającymi dane (np. dostawcami programów do zarządzania salonem czy systemami rezerwacji online) to kolejny punkt będący zadaniem dla administratora. Konieczne jest również przygotowanie stosownych procedur reagowania na incydenty naruszenia ochrony danych – w tym zgłaszania naruszeń do organu nadzorczego i informowania o tym fakcie klientów.
Marketing i komunikacja z klientem
Salony optyczne często prowadzą działania marketingowe, takie jak wysyłka newsletterów, ofert promocyjnych czy ankiet satysfakcji. W świetle RODO każda forma komunikacji marketingowej wymaga uzyskania odrębnej zgody klienta: wyraźnej, dobrowolnej i świadomej. Warto zadbać o to, by zgody te były odpowiednio udokumentowane i umożliwiały klientowi łatwe wycofanie się z nich w dowolnej chwili.
Monitoring wideo
Jeśli nasz salon korzysta z monitoringu, powinniśmy pamiętać, że należy poinformować klientów o celu nagrywania, prawach osób nagrywanych oraz o okresie przechowywania nagrań.
Salony optyczne przetwarzają dane szczególnie wrażliwe, a ochrona tych danych to obowiązek. To oznacza rygorystyczne stosowanie zasad przejrzystości, legalności przetwarzania, minimalizacji danych, bezpieczeństwa oraz respektowania praw osób, których dane dotyczą.
Praktyczne wdrożenie polityki ochrony danych to także regularne szkolenia, kontrole bezpieczeństwa oraz właściwe dokumentowanie i egzekwowanie procedur. Zapewnienie odpowiedniej ochrony danych nie tylko uchroni salon przed nieprzyjemnościami prawnymi, lecz także przyczyni się do budowania pozytywnego wizerunku w oczach klientów i pacjentów.
W dobie cyfryzacji i rosnących wymagań prawnych profesjonalne podejście do ochrony danych osobowych jest niezbędnym elementem odpowiedzialnego zarządzania salonem optycznym. Jeśli prowadzisz salon optyczny i chcesz mieć pewność, że Twoje działania są zgodne z RODO – warto zadbać o profesjonalnie przygotowaną dokumentację oraz jasne procedury ochrony danych.
Katarzyna Gumula-Kubicka
adwokat oraz doradca firm i przedsiębiorstw,
pełny zakres obsługi prawnej na: https://gumula-kubicka.pl
