Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w kolejny etap wdrażania. Już od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca będzie musiał być zarejestrowany w KSeF, aby móc odbierać faktury wystawione przez kontrahentów w tym systemie. Obowiązek ten dotyczy wszystkich firm – niezależnie od skali działalności – także podmiotów z branży optycznej.
Terminy
Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF zostało rozłożone w czasie i uzależnione od wysokości obrotów ze sprzedaży:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek stosowania KSeF dla dużych podatników (obrót powyżej 200 mln zł),
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych oraz sektora MŚP,
- od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikroprzedsiębiorców i najmniejszych podmiotów, których sprzedaż jest dokumentowana fakturami o wartości do 10 tys. zł miesięcznie.
Niezależnie od powyższych terminów, każdy przedsiębiorca musi posiadać aktywną rejestrację w KSeF już od lutego 2026 r., aby móc odbierać e-faktury od kontrahentów.
Do czego służy KSeF?
KSeF to centralna platforma administracji skarbowej umożliwiająca:
- wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur),
- przechowywanie faktur i dostęp do nich online,
- automatyczne nadawanie unikatowego numeru identyfikacyjnego każdej fakturze,
- usprawnienie rozliczeń i kontroli podatkowych.
Rejestracja i dostęp do systemu
Sposób rejestracji w KSeF zależy od formy prowadzenia działalności. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca może zarejestrować się samodzielnie bezpośrednio na platformie KSeF, a logowanie i autoryzacja odbywają się za pomocą profilu zaufanego lub podpisu bankowego. Od spółek prawa handlowego (podmiotów wpisanych do KRS) wymagane jest złożenie w urzędzie skarbowym właściwym dla spółki wniosku ZAW-FA w formie papierowej, podpisanego zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS.
Po przetworzeniu wniosku przez urząd skarbowy aktywacja dostępu do KSeF trwa zazwyczaj kilka dni.
Kto może korzystać z KSeF?
Z systemu KSeF mogą korzystać przedsiębiorcy (np. właściciele salonów optycznych), biura rachunkowe oraz inne osoby, którym przedsiębiorca nada odpowiednie uprawnienia.
Warto podkreślić, że Szef Krajowej Administracji Skarbowej ogłosił abolicję na 2026 r., która umożliwi przedsiębiorcom spokojne zapoznanie się z KSeF. Firmy, które w trakcie tego roku nie przystąpią jeszcze do KSeF lub popełnią błędy w jego obsłudze, nie będą podlegały sankcjom. To efekt przesunięcia terminu wdrożenia (pierwotnie planowanego na 2024 r., następnie na luty 2026 r.) oraz odpowiedzi na postulaty przedsiębiorców – system wejdzie w życie z rocznym okresem ochronnym.
