Wady i zalety systemu informatycznego dla salonu optycznego

Polub i udostępnij
  •  
  •  
  •  

Trudno dziś znaleźć dziedzinę aktywności gospodarczej, która nie doczekałaby się specjalistycznych, skrojonych na miarę narzędzi informatycznych. Salony optyczne nie są wyjątkiem.


Polub i udostępnij
  •  
  •  
  •  
Polub i udostępnij
  •  
  •  
  •  

Oprócz oprogramowania „ogólnego przeznaczenia” w rodzaju pakietów biurowych czy programów wspierających prowadzenie księgowości, na rynku można znaleźć produkty dedykowane branży optycznej.

Na rynku dostępne są systemy wspomagające pracę salonów optycznych, uwzględniające większość potrzeb i specyfikę różnych stanowisk. Wszystko zaczyna się od obsługi własnego gabinetu okulistycznego albo przyjmowania zleceń wystawionych przez innych lekarzy. System komputerowy ułatwia lekarzowi prowadzenie dokumentacji, przeglądanie wyników badań, drukowanie recept i zaleceń dla pacjenta.

W zintegrowanym systemie nie ma potrzeby przekazywania papierowej dokumentacji do działu zamówień. Wystarczy, że zostaną wprowadzone do systemu a pracownik przekaże je do realizacji do działu zamówień albo bezpośrednio do szlifierni, jeśli zakład taką posiada. Niektóre urządzenia mogą pobierać dane wprost z serwera zwalniając pracowników z obowiązku ręcznego wprowadzania ustawień.

Korzyści zauważają także klienci: mogą skorzystać z interfejsu internetowego składając zamówienia, określając adres dostawy gotowych okularów. Mogą też śledzić postęp realizacji zamówienia a kiedy gotowe okulary trafią do salonu, zostaną poinformowany sms-em albo mailem.

Pracownicy sklepu mają dostęp do historii zamówień klientów, co ułatwia profilowanie promocji z uwzględnieniem potrzeb i zainteresowań konkretnych osób. Nie bez znaczenia jest błyskawiczny dostęp do cenników, informacji o stanach magazynowych.

Moduły

System komputerowy obsługujący kilka lub więcej stanowisk o różnym przeznaczeniu z natury rzeczy musi być dość skomplikowany. Ponieważ klienci miewają różne potrzeby, producenci oprogramowania chętnie stosują rozwiązania elastyczne. Piszą osobne moduły obsługujące kolejne funkcjonalności, na przykład gabinet lekarski, szlifiernię soczewek, sklep internetowy, księgowość, magazyn. Klient wybiera tylko te moduły, których akurat potrzebuje, może też stosunkowo łatwo rozbudować system.

Aktualizacje

Oprogramowanie wspierające działalność gospodarczą musi uwzględniać zmiany stanu prawnego. W polskiej rzeczywistości dotyczy to przede wszystkim modułów obsługujących gabinet lekarski oraz księgowość. Modyfikacje przepisów określających zasady współpracy i rozliczeń z Narodowym Funduszem Zdrowia, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych pociągają za sobą konieczność wprowadzenia chociażby nowych wzorów recept, zwolnień i innych druków. Podobnie wygląda kwestia prowadzenia księgowości, mniejsze lub większe zmiany pojawiają się co roku.

Producent oprogramowania musi gwarantować bieżące aktualizacje. Co więcej, termin wprowadzenia zmian nie może być późniejszy, niż wymagany odpowiednimi przepisami, bo w przeciwnym wypadku użytkownik systemu zostanie narażony na konsekwencje prawne i finansowe.

Sprzęt

Po wdrożeniu systemu komputerowego stopniowo odchodzi się od prowadzenia dokumentacji papierowej. Po pewnym czasie wszystkie potrzebne dane są przechowywane wyłącznie w systemie komputerowym. Wtedy każda awaria oprogramowania i sprzętu utrudnia albo całkowicie paraliżuje pracę salonu. Stabilność pracy systemu i bezpieczeństwo przetwarzanych danych w dużej mierze zależą od sprzętu, zwłaszcza serwerów, urządzeń sieciowych i urządzeń, na których wykonywane są kopie zapasowe.

Każdy producent oprogramowania publikuje zalecenia dotyczące parametrów sprzętu, na którym ma być zainstalowany jego produkt. Duże systemy z reguły bazują na architekturze klient – serwer, zazwyczaj oznacza to, że komputery pracowników salonu nie muszą spełniać wyśrubowanych wymagań, bo większą część pracy wykona dedykowany serwer albo grupa serwerów. Nie warto ich zastępować „zwykłymi” komputerami. Kosztują kilka razy więcej, niż przeciętne komputery PC, ale zapewniają znacznie większą niezawodność. To samo dotyczy urządzeń sieciowych: profesjonalne przełączniki i rutery są wyraźnie droższe niż ich odpowiedniki przeznaczone dla użytkowników domowych, ale znacznie lepiej znoszą ciągłą pracę.

Internet

Niektórzy producenci oprogramowania dla firm stosują model, w którym bazy danych i reszta oprogramowania pracuje na ich serwerach a użytkownicy mają do nich dostęp przez Internet. Takie rozwiązanie ma kilka istotnych zalet: zwalnia klienta z obowiązku zakupu serwerów, przenosi obowiązek wykonywania kopii zapasowych i konserwacji oprogramowania na dostawcę, gwarantuje, że oprogramowanie zawsze będzie aktualne. Łatwiej można połączyć w jeden system kilka placówek zlokalizowanych w różnych miejscach.

Decydując się na taki model współpracy trzeba wziąć pod uwagę, że awaria sieci lokalnej, brak dostępu do Internetu uniemożliwi korzystanie z systemu.

Bezpieczeństwo

Wdrożenie kompleksowego systemu informatycznego wspierającego pracę salonu przynosi liczne korzyści, ale stwarza też pewne zagrożenia. Najpoważniejsze są dwa z nich.

Po pierwsze: uszkodzenie systemu i utrata danych w wyniku awarii sprzętu, działania szkodliwego oprogramowania (wirusa lub robaka) albo celowego działania człowieka. Bez względu na przyczynę, takie zdarzenie może spowodować poważne szkody i na jakiś czas sparaliżować działanie przedsiębiorstwa. Zagrożenia nie da się uniknąć, ale można je zmniejszyć dbając o regularne wykonywanie kopii zapasowych, zabezpieczenie wszystkich stacji roboczych i serwerów oprogramowaniem antywirusowym oraz konfigurując sieć w sposób gwarantujący możliwie najwyższy poziom bezpieczeństwa. Nie mogą to być działania jednorazowe: nowe sposoby ataku na systemy komputerowe i informacje o błędach w oprogramowaniu są publikowane niemal co tydzień. Audyt bezpieczeństwa powinien być wykonywany regularnie, przynajmniej raz w roku, najlepiej przez wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną.

Drugie poważne zagrożenie to ujawnienie danych klientów salonu i pacjentów gabinetu okulistycznego. Przyczyny mogą być podobne do opisanych powyżej, natomiast konsekwencje, poza utratą zaufania klientów, prawdopodobnie obejmą postępowanie organów odpowiedzialnych za nadzór nad ochroną danych medycznych oraz danych osobowych. Jeśli okaże się, że osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo systemu dopuściła się zaniedbań trzeba się liczyć zarówno z możliwością nałożenia ustawowych kar finansowych, jak i z roszczeniami klientów, którzy ponieśli szkodę w wyniku ujawnienia danych.

Wsparcie producenta

Proces instalacji systemu i włączenia go do eksploatacji może być wyzwaniem. Konfiguracja dedykowanych serwerów, instalacja serwera baz danych, konfiguracja i zabezpieczenie lokalnej sieci komputerowej, ustawienie parametrów pracy poszczególnych modułów to nie są zadania, które przeciętny użytkownik wykonuje na co dzień. Te czynności powinni wykonać pracownicy producenta albo przedstawiciela handlowego sprzedającego system. Oni też powinni przeszkolić pracowników, dostarczyć dokładną i aktualną dokumentację systemu oraz zapewnić wsparcie w czasie eksploatacji.

Po wdrożeniu, od sprawnego działania oprogramowania zależy praca salonu i wszystkich jego działów. W przypadku awarii można się ratować wracając na chwilę do prowadzenia dokumentacji papierowej, ale nie rozwiązuje to wszystkich możliwych problemów. Utrata dostępu do bazy danych klientów i zamówień może skutecznie sparaliżować pracę do momentu usunięcia usterki. Dlatego podpisując umowę trzeba zwrócić szczególną uwagę na zapisy określające gwarantowany czas udzielenia pomocy i jej koszt.

Rozliczenia

Producenci oprogramowania dopuszczają różne formy rozliczeń. Cena bywa uzależniona od liczby obsługiwanych stanowisk, liczby i rodzaju zainstalowanych modułów. Różne bywają modele płatności, chociaż najpopularniejsze są dwa: jednorazowa zapłata za system i rozliczanie każdej aktualizacji i interwencji serwisu osobno albo abonament opłacany co roku. Drugie rozwiązanie ma kilka zalet, wśród nich i tą, że z reguły bywa tańsze, poza tym w przypadku kłopotów z programem gwarantuje, że producent udzieli pomocy w czasie wskazanym w umowie.

Piotr Kołaczek


Polub i udostępnij
  •  
  •  
  •  

Polecamy