Pięć największych błędów podczas przemawiania

    O najczęstszych i najbardziej szkodliwych błędach popełnianych podczas spotkań, prezentacji i przemówień biznesowych (także w branży optycznej)

    Rozmawiamy z Jerzym Zientkowskim, wiceprezesem Stowarzyszenia Profesjonalnych Mówców, właścicielem speakerslair.pl.

     

    91% przedsiębiorców uważa, że umiejętność przemawiania jest niezbędna w biznesie – tak wynika z sondażu przeprowadzonego wśród przedsiębiorców przez Stowarzyszenie Profesjonalnych Mówców w 2012 roku. Jednak zaledwie 46 proc. z nich uważa, że tę umiejętność posiada; 25 proc. osób stwierdziło, że nie potrafi przemawiać, a 29 proc. nie było w stanie siebie ocenić. Zatem jakich błędów unikać podczas prezentacji, przemówień biznesowych?
    Najczęstszy błąd jest popełniany przed przemówieniem – to brak przygotowania. A właśnie brak przygotowania jest powodem, dla którego nasza prezentacja jest nieskuteczna. To, czy jest ciekawa, zajmująca, rozrywkowa, czy daje wiedzę, inspirację albo sprzedaje nasz produkt, jest drugoplanowe, chyba że jest to podstawowy cel naszej prezentacji. Dodatkowo, większość prezenterów postrzega przygotowanie prezentacji poprzez aspekt slajdów, zawierających informację i grafikę. Od czasu do czasu tylko zdarza mi się obejrzeć przemówienie, w którym program do tworzenia pokazów slajdów stanowi wsparcie dla historii i przesłania samej prezentacji, a nie jest źródłem informacji i tekstu dla widowni – pierwszoplanowym aktorem na scenie, dla którego mówca jest w zasadzie dodatkiem.

    Jaki zatem błąd możemy popełnić już na etapie przygotowywania naszego wystąpienia?
    Prezentacja zaczyna się na długo przed wejściem na scenę (a przynajmniej powinna), zanim nawet zaczniemy pisać tekst i przygotowywać slajdy. Początek prezentacji to zebranie i analiza danych. Nie tylko zebranie faktów, liczb, źródeł, nie tylko wyliczenie cech produktu i korzyści z zakupu. Analiza danych to sprawdzenie, do kogo będziemy mówili, w jakim miejscu, jaka jest jego wiedza na ten temat, dlaczego ten temat jest dla niego ważny – lub dlaczego nie. Analiza korelacji pomiędzy mówcą, tematem, widownią i miejscem prezentacji jest jednym z najważniejszych, najbardziej pracochłonnych i najczęściej pomijanych etapów przygotowania. To błąd, który może zaważyć na całej prezentacji.

    A główne grzechy popełniane już podczas samego przemówienia?
    Widownia ma tendencję do wybaczania problemów z prezentacją, jeśli uzna ją za przygotowaną. Właściwie jest tylko jedna rzecz, której widownia nam nie wybaczy. Zakładając, rzecz jasna, że „przygotowana prezentacja” to taka, którą poprzedziliśmy analizą widowni i wiemy, czego nam nie wolno, np. przekleństwa, wycieczki personalne, krytyka konkurencji, nachalna sprzedaż ze sceny. Tym niewybaczalnym błędem jest nuda. Trzy inne grzechy, które ja uważam za główne, czyli: chaos, alienacja i przekraczanie czasu, łatwo nam wybaczyć, jeśli prezentacja jest interesująca.

    Jednak chaos może być dla odbiorców prezentacji męczący?
    Chaos w prezentacji wynika z dwóch rzeczy – z braku struktury i z nadmiaru informacji. Jeśli jesteśmy akurat odbiorcą chaotycznej komunikacji biznesowej, czujemy się zagubieni i nie do końca wiemy, co prezenter chce nam akurat przekazać. Jeśli jednak jego dygresje, historie i informacje są interesujące, gotowi jesteśmy wybaczyć chaos i wysłuchać go do końca. Przeciwieństwem chaosu jest jasność przekazu. Projektując prezentację nie wahajmy się przećwiczyć jej na znajomych, rodzinie i współpracownikach, zadając im pytanie, jak zrozumieli naszą prezentację. Samo pytanie „czy zrozumiałeś moją prezentację” jest niewystarczającą informacją zwrotną. Pamiętajmy, że chaos jest wybaczalny, ale z pewnością obniża efektywność przekazu.

    A dlaczego alienacja to także jeden z głównych błędów podczas prezentacji?
    Alienacja jest przeciwieństwem więzi z widownią. Stereotypem wykładów jest profesor czytający z własnego podręcznika i niezwracający uwagi na studentów, na ich zainteresowanie czy pytania z sali. Ten sam sposób komunikacji w biznesie rzadko kiedy bywa skuteczny. Oczywiście jest wybaczalny, jeśli akurat historie z podręcznika są w jakiś sposób dla nas ekscytujące. Być może nawet dla kogoś, kto pierwszy raz spotyka się z taką formą prezentacji, jest to niezapomniane przeżycie. Pytanie tylko, czy od kogoś tak prezentującego produkt chce się kupować? Najchętniej słucha się osób, które są nam znane, a przynajmniej wiarygodne. Budowanie wiarygodności w prezentacji to proces żmudny, bezpośredni kontakt z kimś, kto pracuje w salonie sprzedaży ma jasny wydźwięk – to jest sprzedawca, który chce mi coś sprzedać. Znajomość problemów, potrzeb i emocji naszej widowni i odpowiednia zmiana nastawienia handlowca pomagają zbudować atmosferę do rozmowy, a nie prezentacji. Wspomniane wcześniej customer experience sprawia, że, nawet jeśli klient nie chce kupić, a tylko „apaczuje” („aaaaa, ja tylko tutaj sobie patrzę…”), jego wspomnieniem nie będzie nachalny sprzedawca, a miła rozmowa.

    I chyba najczęściej zauważany przez odbiorców błąd podczas przemawiania – niezależnie, czy podczas konferencji, czy zebrania z kontrahentami – zbyt długie prezentacje?
    Przekroczenie czasu jest najpopularniejszym problemem podczas spotkań biznesowych czy prelekcji na konferencjach. Jak już wspomniałem wcześniej, nie musi on być problemem, a przynajmniej jest on wybaczalny, jeśli prelegent i jego temat są interesujący, porywający czy inspirujący. Niemniej jednak każdorazowe przekroczenie czasu traktuje jako naruszenie umowy pomiędzy mówcą a słuchaczem i ewidentny brak szacunku. A jeśli ktoś raz złamał obietnicę („zajmę panu tylko dziesięć minut…”), traci moje zaufanie co do dotrzymywania obietnic w przyszłości. Prosty fakt, o którym wielu mówców zapomina, nie zdając sobie sprawy z konsekwencji. A widownia i klient nie powiedzą nam wprost, że czują się źle, bo przekroczyliśmy czas. Po prostu nie kupią naszego produktu czy usługi albo, gorzej jeszcze, wyjdą z prezentacji.

    Czy są jakieś narzędzia, pozwalające nam kontrolować czas?
    Istnieje wiele narzędzi, pozwalających na kontrolę czasu podczas prezentacji czy przemówienia. Najprościej jednak wiedzieć, ile ma się przygotowanego materiału i jak długo zabierze nam jego wygłoszenie. Dobrą praktyką jest posiadanie większej ilości materiału przygotowanego, a mniej zaplanowanego. Jeśli mamy na prezentację jedną godzinę, przygotujmy 80 minut prezentacji, ale zaplanujmy wygłoszenie tylko 50 minut. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, skończymy 10 minut wcześniej – a widownia nas za to pokocha. Zwłaszcza, jeśli prezentacja bezpośrednio poprzedza przerwę obiadową. Jeśli będziemy mieli problemy z kontrolą prezentacji, z pytaniami albo osobami, które przeszkadzają na widowni, wówczas mamy 10 minut w zapasie. A jeśli po skończonej prezentacji widownia zacznie skandować „jeszcze, jeszcze”, mamy dodatkowe 20 minut materiału. Nic, tylko kontynuować, nerwowo zerkając na organizatora konferencji.

    Dziękuję za rozmowę.

    Rozmawiała: Grażyna Jancik

    Polecamy