Nowoczesne oprogramowanie

Rozwój Internetu spowodował, że prowadzenie firmy bez wykorzystania technik informatycznych stało się kosztowną ekstrawagancją. Komunikacja elektroniczna spowszedniała i jest nieodzownym narzędziem w kontaktach z klientami, urzędami, kontrahentami. Podobnie powszechne i nieodzowne jest oprogramowanie do prowadzenia księgowości, magazynu, sprzedaży.

Producenci sprzętu okulistycznego i optycznego wychodzą naprzeciw oczekiwaniom lekarzy i optyków, którzy chcą rozwiązań umożliwiających postawienie możliwie szybkiej, jak najbardziej precyzyjnej diagnozy oraz wykonanie okularów w pełni zaspokajających potrzeby pacjenta. Do dyspozycji mają nowoczesne technologie z zakresu: optyki, elektroniki i optoelektroniki, informatyki, mechaniki precyzyjnej i inżynierii materiałowej.
W rozwoju urządzeń diagnostycznych i produkcyjnych można zauważyć kilka trendów. Automatyzacja pomiarów i wytwarzania umożliwia skrócenie czasu badania i oczekiwania na okulary. Wykorzystanie interfejsu graficznego upraszcza komunikację z urządzeniem i sprawia, że lekarz lub optyk mogą się skoncentrować na istocie badania, zaś regulacja i kalibracja przyrządów odbywa się automatycznie.

Oprogramowanie

Wyposażenie salonu to także oprogramowanie do obsługi klientów, magazynu, szlifierni, gabinetu okulistycznego. Dobrze zaprojektowany i napisany program ułatwia prowadzenie firmy, redukuje ilość dokumentacji papierowej, zmniejsza ryzyko pomyłek przy realizacji zleceń, pozwala zapanować nad magazynem, śledzić wyniki finansowe firmy. Klienci również korzystają: zamówienia są realizowane szybciej, bez poprawek, w niektórych przypadkach informacje o postępie prac są przesyłane esemesem albo mailem na wskazany adres. To ułatwia planowanie dnia i odbioru zamówionych okularów.

Zdarza się, że klienci samodzielnie korzystają z oprogramowania salonu. Dzieje się tak, jeśli zainstalowano „kioski” udostępniające katalogi okularów albo „wirtualne lustra” – programy, które po wykonaniu zdjęcia osoby pozwalają na nałożenie zdjęcia okularów i podjęcie wstępnej decyzji. W takim przypadku wszystkie urządzenia powinny być czyste, kompletne, wyposażone w monitory przyzwoitej jakości i wygodne siedzisko, a jeszcze lepiej dwa – okulary czasami kupuje się ze znajomym, który ma ocenić wygląd i doradzić oprawy. Program powinien być spersonalizowany w taki sposób, żeby prezentował logo i nazwę salonu, nie producenta oprogramowania.

Bardzo ważna jest konstrukcja interfejsu programu, to znaczy: wyświetlana grafika, układ okna, dostępne opcje, zachowanie programu po wybraniu jednej z nich. Klient musi być prowadzony krok po kroku, a programiści nie mogą zakładać, że ich produkt będą obsługiwały osoby, dla których komputer to przysłowiowa bułka z masłem. Coraz więcej firm zwraca na to uwagę i zatrudnia specjalistów koncentrujących się tylko na jednym aspekcie aplikacji: UX (User Experience), czyli w wolnym tłumaczeniu odczuciach użytkownika aplikacji. Gabinety i pracownie optyczne obsługujące wielu pacjentów wytwarzają spore ilości informacji. Od prędkości ich obiegu i precyzji komunikacji pomiędzy gabinetem a pracownią optyczną zależy jakość świadczonych usług. Bezbłędna komunikacja, jednoznaczne zlecenie, możliwość prześledzenia historii pacjenta i jego zleceń umożliwiają zmniejszenie liczby pomyłek i korekt, skrócenie czasu oczekiwania na realizację zlecenia. Jest to możliwe dzięki systemom komputerowym wspomagającym działanie gabinetu i pracowni. Automatyzacja niezbędnych, ale czasochłonnych procesów: kontroli stanów magazynowych, fakturowania, ewidencji zakupów materiałów, obsługi programów lojalnościowych umożliwia skoncentrowanie się na podstawowej działalności.

Programowe wsparcie

Do prawidłowego funkcjonowania salonu optycznego konieczny jest także komputer ze specjalistycznym oprogramowaniem, które ułatwi prowadzenie firmy. Postęp i oferowane coraz nowocześniejsze rozwiązania informatyczne nie tylko ułatwiają przedsiębiorcom pracę, ale przede wszystkim znacznie ją przyspieszają i zapewniają oszczędności. Komputeryzacja obejmuje wszystkie dziedziny, również optyków. Na rynku pojawiają się coraz to doskonalsze narzędzia, umożliwiające obsługę salonu. Nowoczesne, rozbudowane programy magazynowe dla optyków obejmują kompleksową obsługę pracy salonu optycznego, porządkując całość prac zakładu – od zleceń optycznych, kartotek klientów, ich historii zakupów, wizyt w gabinecie, poprzez sprzedaż detaliczną, tworzenie wyrobu medycznego – okulary 8%, zaliczkowanie, fakturowanie, a kończąc na operacjach magazynowych (faktury zakupu, przyjęcia, przesunięcia, wydania, rozchody i przychody) oraz finansowych. Tego typu programy zapewniają możliwość eksportu wybranych danych do Excel lub Open Office. Posiadają również możliwość raportowania i kontroli pracowników, a także kontroli magazynu towarów. Program oferuje też moduł programu lojalnościowego klienta (karta klienta, zbieranie punktów), bardzo przydatny przy klientach soczewkowych.

 

IoT

Internet Rzeczy (Internet of Things) to jedna z szybciej postępujących rewolucji technologicznych. Polega na włączaniu do Internetu urządzeń wyposażonych we własny interfejs sieciowy i komunikujących się automatycznie, bez konieczności udziału człowieka. W ten sposób mogą wymieniać informacje maszyny w szlifierni, urządzenia diagnostyczne w gabinecie okulistycznym, tablice i ekrany reklamowe umieszczone w pomieszczeniach i na wystawach sklepowych. Nikt ani nic nie ogranicza rodzaju urządzeń ani zakresu wymienianych informacji.

Dzięki temu można stworzyć dowolnych rozmiarów, całkowicie skalowalną, dopasowaną do chwilowych potrzeb, rosnącą wraz z rynkiem sieć sprzedaży. Dzięki odpowiedniemu, całkowicie niewidzialnemu dla sprzedawcy przekazywaniu zleceń można będzie znacznie skrócić czas realizacji zamówienia i zwiększyć wykorzystanie mocy produkcyjnych na każdym etapie: od salonu, przez szlifiernię po producentów opraw i szkieł optycznych.
Wyobraźmy sobie taką sytuację: klient korzysta kolejno z gabinetu okulistycznego i „wirtualnego lustra”, dobiera korekcję oraz konkretne oprawy. Zgłoszenie zostaje przyjęte przez salon współpracujący z gabinetem i zaczyna żyć własnym życiem. Salon nie musi trzymać opraw w magazynie, zostaną automatycznie zamówione w hurtowni, która ma je nastanie i może najszybciej dostarczyć do szlifierni. Podobnie (i równolegle) przebiega proces zamawiania szkieł. Do 24 godzin od złożenia zamówienia szkła i oprawy znajdą się w szlifierni, gdzie automat korzystający z bazy danych automatycznie dopasuje szkła i przekaże do montażu.

W 48 godzin od złożenia zamówienia przesyłka z okularami opuści salon i zostanie odebrana przez pacjenta najpóźniej następnego dnia. Jednocześnie producenci opraw i szkieł otrzymają dane statystyczne, na podstawie których będą mogli skorygować wolumen produkcji danego modelu opraw i szkieł o zamówionych parametrach.

 

Tekst: Piotr Kołaczek

Polecamy