Programy komputerowe w salonie optycznym

Polub i udostępnij
  •  
  •  
  •  

Dobrze wybrany zestaw programów komputerowych może zdecydowanie ułatwić pracę każdej firmy, bez względu na jej wielkość. Salony optyczne, również te niewielkie, rodzinne, nie są wyjątkiem.


Polub i udostępnij
  •  
  •  
  •  
Polub i udostępnij
  •  
  •  
  •  

Zakup oprogramowania to wydatek, który powinien się zwrócić, więc jego wybór musi byś świadomy.

Podobnie jak inne narzędzia, oprogramowanie należy oceniać pod względem funkcjonalności, możliwości rozszerzania funkcji i stosunku jakości do ceny. Na rynku można znaleźć wiele rozwiązań wspomagających praktycznie każdy aspekt działalności firmy: od podstawowych prac biurowych, po zaawansowane funkcje wspomagania zarządzania zakupami, produkcją i relacjami z klientami. Ponieważ branża optyczna ma specyficzne wymagania, warto rozważyć zakup dedykowanego programu uwzględniającego te potrzeby.

Programy specjalistyczne

Żeby wybrać narzędzie, trzeba określić potrzeby. W salonie optycznym posiadającym gabinet okulistyczny możemy wyodrębnić kilka stanowisk o odmiennej specyfice. Sprzedaż to przede wszystkim wystawianie paragonów i faktur. Niezbędna jest więc współpraca programu komputerowego z kasą albo drukarką fiskalną. Po drugie, sprzedawca prowadzi niekiedy rejestrację pacjentów okulistycznych, zatem powinien mieć dostęp do programu wspomagającego obsługę kalendarza rezerwacji. Po trzecie, w kontaktach z klientem przydaje się wiedza o jego poprzednich zakupach, co oznacza potrzebę dostępu do bazy danych klientów i ewentualnie narzędzi wspomagających prowadzenie kampanii lojalnościowych.

Gabinet okulistyczny ma także swoje potrzeby formalne: wystawianie i drukowanie recept, przeglądanie historii choroby czy wyników badań. Warto zwrócić uwagę na możliwość współpracy programu komputerowego z narzędziami diagnostycznymi. Dzięki niej lekarz nie musi ręcznie przepisywać wyników badań do elektronicznej dokumentacji pacjenta. Kolejny zestaw funkcji związany jest z zarządzaniem firmą i obejmuje: sporządzanie raportów finansowych, składanie zamówień, wystawianie dokumentów korygujących. Producenci opraw i soczewek udostępniają bazy danych swoich produktów. Program dla optyka może wykorzystywać te dane, ułatwiając sporządzanie ofert, produkcję okularów i sprzedaż.

Nawet w niewielkich firmach bywa potrzebne rozdzielenie stanowisk pracy, a więc podział dostępnych funkcji programu między kilka komputerów. Umożliwiają to programy o budowie modułowej, posiadające możliwość komunikacji przez sieć komputerową. Skoro mowa o wykorzystaniu sieci, warto zadbać o możliwość komunikacji poszczególnych stanowisk nie tylko w obrębie lokalnej sieci komputerowej, ale i za pośrednictwem Internetu. Dzięki temu, jeśli pojawi się konieczność otwarcia drugiego punktu sprzedaży albo współpracy z „zewnętrznym” gabinetem okulistycznym, wystarczy odpowiednio skonfigurować program, dodając nowe moduły.

Programy dla optyków

Programy przeznaczone dla salonów optycznych udostępniają wiele narzędzi ułatwiających kontakt z klientami i zarządzanie relacjami z klientem (CRM – Customer Relationship Management). Programy dla optyków mogą być wyposażane w moduły umożliwiające tworzenie bazy danych numerów telefonów, grupowanie ich według określonych kryteriów (wieku, przebiegu dotychczasowych relacji klientów, miejsca zamieszkania, preferencji estetycznych albo możliwości finansowych). Wiadomości e-mail i sms można szybko tworzyć przy pomocy przygotowanych wcześniej szablonów i wysyłać je do pojedynczych klientów albo do zdefiniowanych grup. Dzięki temu można prowadzić precyzyjne akcje reklamowe, kierowane do wąskiej grupy odbiorców o dobrze znanych preferencjach. Z reguły takie działania przynoszą lepsze wyniki, niż zmasowana kampania kierowana „do wszystkich”.

Połączenie modułu komunikacyjnego z bazą danych rejestracji i rezerwacji terminów gabinetu okulistycznego umożliwia wysyłanie przypomnień o zbliżającym się terminie badania. Jeśli dodatkowo klient ma możliwość rezygnacji z umówionego terminu przez wysłanie jednego sms-a, uzyskujemy narzędzie pozwalające na lepsze planowanie i wykorzystanie czasu pracy lekarza. Zabiegani klienci z pewnością docenią wiadomości tekstowe informujące o realizacji zlecenia.

Kolejna ważna grupa opcji programów dla optyków to zarządzanie magazynem soczewek i raportowanie. Dzięki tym funkcjom można w łatwy sposób przygotowywać zamówienia, z jednej strony zapewniając możliwość szybkiej realizacji nawet nietypowych zleceń, a z drugiej unikając zamrażania środków w zbyt dużej ilości soczewek.

Warunkiem sukcesu wdrożenia programu dla salonu jest dokładne określenie potrzeb i wybranie narzędzi, które mogą je w pełni zaspokoić. Większość producentów udostępnia wersje testowe, z którymi należy zapoznać się przed podjęciem decyzji. Oprócz dostępnych funkcji, ważna jest także przejrzystość interfejsu użytkownika i intuicyjna obsługa. Na tym etapie oceny programu dobrze jest poprosić o opinię pracowników, którzy będą obsługiwali program. Duże znaczenie ma starannie napisana dokumentacja, uwzględniająca zmiany wprowadzane w kolejnych wersjach programu i dostępność pomocy technicznej. Wątpliwości dotyczące przebiegu instalacji i pierwszego uruchomienia systemu powinna rozwiać rozmowa z pracownikami producenta zajmującymi się wdrażaniem aplikacji.

Biuro za darmo

Oprócz programów specjalistycznych, w każdej firmie niezbędny jest podstawowy zestaw narzędzi, składający się z systemu operacyjnego, pakietu programów biurowych (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do przygotowywania prezentacji), programów graficznych, klienta poczty elektronicznej, przeglądarki Internetu oraz narzędzi w rodzaju programów do kompresji danych (RAR, ZIP) itp. W wielu firmach „od zawsze” standardem jest zestaw produktów firmy Microsoft: system operacyjny z rodziny Windows, pakiet MS Office oraz narzędzie stworzone na tę platformę przez niezależnych dostawców. Drugim, chociaż w Polsce znacznie rzadziej spotykanym, rozwiązaniem są narzędzia firmy Apple. W obydwu przypadkach podstawowy zestaw programów dla jednego komputera (system operacyjny i pakiet biurowy) może kosztować od kilkuset do ponad tysiąca złotych.

Najtańszą alternatywą dla programów komercyjnych jest całkowicie darmowe, absolutnie legalne i w pełni profesjonalne oprogramowanie dostarczane na licencji Open Source albo Free Software Foundation. Naturalnym środowiskiem dla tych programów jest darmowy system operacyjny Linuks, chociaż wiele z nich występuje w wersjach dla Windows. Zmianę systemu operacyjnego na Linuksa warto rozważyć również z tego powodu, że Microsoft zakończył niedawno wsparcie dla systemu operacyjnego Windows XP, zainstalowanego na wielu starszych, ale ciągle pozostających w użyciu, komputerach.

Dawno minęły czasy, kiedy Linuks był postrzegany jako nieco hermetyczny, a na pewno skomplikowany system operacyjny, doskonały dla programistów i administratorów, ale zbyt trudny i nieprzyjazny dla przeciętnego użytkownika poszukującego prostego, wydajnego i sprawnego narzędzia. Dzisiaj można wybrać jedną z kilku popularnych dystrybucji Linuksa (Fedora, Ubuntu, Debian) wyposażoną w łatwy w obsłudze, intuicyjny interfejs użytkownika. Różnice w porównaniu do środowiska Windows są zauważalne, ale czas poświęcony na oswojenie nowego środowiska może się opłacić.

Wszelkie programy komputerowe kierowane do salonów optycznych mogą znacznie ułatwić pracę przedsiębiorstwa i przyczynić się do wzrostu obrotów oraz ułatwić optymalne zarządzanie zasobami finansowymi i infrastrukturą. Pieniądze wydane na zakup programu, wdrożenie i szkolenie pracowników mogą się zatem bardzo szybko zwrócić.

Piotr Kołaczek


Polub i udostępnij
  •  
  •  
  •  

Polecamy