Programy komputerowe w salonie optycznym

    Dobrze wybrany zestaw programów komputerowych może zdecydowanie ułatwić pracę każdej firmy, bez względu na jej wielkość. Salony optyczne, również te niewielkie, rodzinne, nie są wyjątkiem.

    Zakup oprogramowania to wydatek, który powinien się zwrócić, więc jego wybór musi byś świadomy.

    Podobnie jak inne narzędzia, oprogramowanie należy oceniać pod względem funkcjonalności, możliwości rozszerzania funkcji i stosunku jakości do ceny. Na rynku można znaleźć wiele rozwiązań wspomagających praktycznie każdy aspekt działalności firmy: od podstawowych prac biurowych, po zaawansowane funkcje wspomagania zarządzania zakupami, produkcją i relacjami z klientami. Ponieważ branża optyczna ma specyficzne wymagania, warto rozważyć zakup dedykowanego programu uwzględniającego te potrzeby.

    Programy specjalistyczne

    Żeby wybrać narzędzie, trzeba określić potrzeby. W salonie optycznym posiadającym gabinet okulistyczny możemy wyodrębnić kilka stanowisk o odmiennej specyfice. Sprzedaż to przede wszystkim wystawianie paragonów i faktur. Niezbędna jest więc współpraca programu komputerowego z kasą albo drukarką fiskalną. Po drugie, sprzedawca prowadzi niekiedy rejestrację pacjentów okulistycznych, zatem powinien mieć dostęp do programu wspomagającego obsługę kalendarza rezerwacji. Po trzecie, w kontaktach z klientem przydaje się wiedza o jego poprzednich zakupach, co oznacza potrzebę dostępu do bazy danych klientów i ewentualnie narzędzi wspomagających prowadzenie kampanii lojalnościowych.

    Gabinet okulistyczny ma także swoje potrzeby formalne: wystawianie i drukowanie recept, przeglądanie historii choroby czy wyników badań. Warto zwrócić uwagę na możliwość współpracy programu komputerowego z narzędziami diagnostycznymi. Dzięki niej lekarz nie musi ręcznie przepisywać wyników badań do elektronicznej dokumentacji pacjenta. Kolejny zestaw funkcji związany jest z zarządzaniem firmą i obejmuje: sporządzanie raportów finansowych, składanie zamówień, wystawianie dokumentów korygujących. Producenci opraw i soczewek udostępniają bazy danych swoich produktów. Program dla optyka może wykorzystywać te dane, ułatwiając sporządzanie ofert, produkcję okularów i sprzedaż.

    Nawet w niewielkich firmach bywa potrzebne rozdzielenie stanowisk pracy, a więc podział dostępnych funkcji programu między kilka komputerów. Umożliwiają to programy o budowie modułowej, posiadające możliwość komunikacji przez sieć komputerową. Skoro mowa o wykorzystaniu sieci, warto zadbać o możliwość komunikacji poszczególnych stanowisk nie tylko w obrębie lokalnej sieci komputerowej, ale i za pośrednictwem Internetu. Dzięki temu, jeśli pojawi się konieczność otwarcia drugiego punktu sprzedaży albo współpracy z „zewnętrznym” gabinetem okulistycznym, wystarczy odpowiednio skonfigurować program, dodając nowe moduły.

    Programy dla optyków

    Programy przeznaczone dla salonów optycznych udostępniają wiele narzędzi ułatwiających kontakt z klientami i zarządzanie relacjami z klientem (CRM – Customer Relationship Management). Programy dla optyków mogą być wyposażane w moduły umożliwiające tworzenie bazy danych numerów telefonów, grupowanie ich według określonych kryteriów (wieku, przebiegu dotychczasowych relacji klientów, miejsca zamieszkania, preferencji estetycznych albo możliwości finansowych). Wiadomości e-mail i sms można szybko tworzyć przy pomocy przygotowanych wcześniej szablonów i wysyłać je do pojedynczych klientów albo do zdefiniowanych grup. Dzięki temu można prowadzić precyzyjne akcje reklamowe, kierowane do wąskiej grupy odbiorców o dobrze znanych preferencjach. Z reguły takie działania przynoszą lepsze wyniki, niż zmasowana kampania kierowana „do wszystkich”.

    Połączenie modułu komunikacyjnego z bazą danych rejestracji i rezerwacji terminów gabinetu okulistycznego umożliwia wysyłanie przypomnień o zbliżającym się terminie badania. Jeśli dodatkowo klient ma możliwość rezygnacji z umówionego terminu przez wysłanie jednego sms-a, uzyskujemy narzędzie pozwalające na lepsze planowanie i wykorzystanie czasu pracy lekarza. Zabiegani klienci z pewnością docenią wiadomości tekstowe informujące o realizacji zlecenia.

    Kolejna ważna grupa opcji programów dla optyków to zarządzanie magazynem soczewek i raportowanie. Dzięki tym funkcjom można w łatwy sposób przygotowywać zamówienia, z jednej strony zapewniając możliwość szybkiej realizacji nawet nietypowych zleceń, a z drugiej unikając zamrażania środków w zbyt dużej ilości soczewek.

    Warunkiem sukcesu wdrożenia programu dla salonu jest dokładne określenie potrzeb i wybranie narzędzi, które mogą je w pełni zaspokoić. Większość producentów udostępnia wersje testowe, z którymi należy zapoznać się przed podjęciem decyzji. Oprócz dostępnych funkcji, ważna jest także przejrzystość interfejsu użytkownika i intuicyjna obsługa. Na tym etapie oceny programu dobrze jest poprosić o opinię pracowników, którzy będą obsługiwali program. Duże znaczenie ma starannie napisana dokumentacja, uwzględniająca zmiany wprowadzane w kolejnych wersjach programu i dostępność pomocy technicznej. Wątpliwości dotyczące przebiegu instalacji i pierwszego uruchomienia systemu powinna rozwiać rozmowa z pracownikami producenta zajmującymi się wdrażaniem aplikacji.

    Biuro za darmo

    Oprócz programów specjalistycznych, w każdej firmie niezbędny jest podstawowy zestaw narzędzi, składający się z systemu operacyjnego, pakietu programów biurowych (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do przygotowywania prezentacji), programów graficznych, klienta poczty elektronicznej, przeglądarki Internetu oraz narzędzi w rodzaju programów do kompresji danych (RAR, ZIP) itp. W wielu firmach „od zawsze” standardem jest zestaw produktów firmy Microsoft: system operacyjny z rodziny Windows, pakiet MS Office oraz narzędzie stworzone na tę platformę przez niezależnych dostawców. Drugim, chociaż w Polsce znacznie rzadziej spotykanym, rozwiązaniem są narzędzia firmy Apple. W obydwu przypadkach podstawowy zestaw programów dla jednego komputera (system operacyjny i pakiet biurowy) może kosztować od kilkuset do ponad tysiąca złotych.

    Najtańszą alternatywą dla programów komercyjnych jest całkowicie darmowe, absolutnie legalne i w pełni profesjonalne oprogramowanie dostarczane na licencji Open Source albo Free Software Foundation. Naturalnym środowiskiem dla tych programów jest darmowy system operacyjny Linuks, chociaż wiele z nich występuje w wersjach dla Windows. Zmianę systemu operacyjnego na Linuksa warto rozważyć również z tego powodu, że Microsoft zakończył niedawno wsparcie dla systemu operacyjnego Windows XP, zainstalowanego na wielu starszych, ale ciągle pozostających w użyciu, komputerach.

    Dawno minęły czasy, kiedy Linuks był postrzegany jako nieco hermetyczny, a na pewno skomplikowany system operacyjny, doskonały dla programistów i administratorów, ale zbyt trudny i nieprzyjazny dla przeciętnego użytkownika poszukującego prostego, wydajnego i sprawnego narzędzia. Dzisiaj można wybrać jedną z kilku popularnych dystrybucji Linuksa (Fedora, Ubuntu, Debian) wyposażoną w łatwy w obsłudze, intuicyjny interfejs użytkownika. Różnice w porównaniu do środowiska Windows są zauważalne, ale czas poświęcony na oswojenie nowego środowiska może się opłacić.

    Wszelkie programy komputerowe kierowane do salonów optycznych mogą znacznie ułatwić pracę przedsiębiorstwa i przyczynić się do wzrostu obrotów oraz ułatwić optymalne zarządzanie zasobami finansowymi i infrastrukturą. Pieniądze wydane na zakup programu, wdrożenie i szkolenie pracowników mogą się zatem bardzo szybko zwrócić.

    Piotr Kołaczek

    Polecamy